Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Bearbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Kostenklar ist:

Welche Daten anfallen, hängt davon ab, wie Sie Kostenklar nutzen. Dazu können gehören:

• Konto: E-Mail-Adresse und Angaben, die für Anmeldung und sicheren Zugang benötigt werden.
• Als Vermieter: Angaben zu Liegenschaften, Wohnungen, Mietverhältnissen, Mietern, Kosten, Belegen und Abrechnungen.
• Als Mieter: Angaben zu Ihrer Prüfung sowie hochgeladene Nebenkostenabrechnungen, Mietverträge und weitere Unterlagen.
• Zahlungen: gewähltes Angebot, Zahlungsstatus und Referenzangaben. Vollständige Kartendaten werden von Stripe verarbeitet und nicht von Kostenklar selbst gespeichert.
• Kontakt: Nachrichten, die Sie uns senden, sowie notwendige Angaben zu Support- und Service-E-Mails.
• Technische Nutzung: zum Beispiel IP-Adresse, Zeitstempel, Browserinformationen, Seitenaufrufe und technische Fehlerprotokolle.

Wir verwenden Daten insbesondere, um Kostenklar bereitzustellen, Ihre Anmeldung zu ermöglichen, Nebenkostenabrechnungen zu erstellen oder zu prüfen, Zahlungen abzuwickeln, E-Mails zu versenden, Support zu leisten sowie Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten.

In begrenztem Umfang messen wir ausserdem, wie Website und Produkt genutzt werden, um Fehler zu erkennen und Kostenklar zu verbessern.

Für den Betrieb arbeiten wir mit spezialisierten Anbietern zusammen. Diese erhalten nur die Daten, die für den jeweiligen Dienst erforderlich sind.

• Vercel: Hosting der Website und Dateispeicherung.
• Neon: Datenbank für strukturierte Anwendungsdaten.
• Stripe: Zahlungsabwicklung.
• Resend: Versand von Anmelde- und Service-E-Mails.
• OpenAI: Verarbeitung von Inhalten, wenn eine von Ihnen genutzte Funktion Dokumente mit KI-Unterstützung ausliest oder analysiert.
• Google Analytics 4: Messung der Website-Nutzung, sofern in der Produktionsumgebung aktiv.
• PostHog: ausgewählte Produktanalyse, sofern produktiv aktiviert. Automatische Ereigniserfassung und Sitzungsaufzeichnungen sind in der aktuellen Konfiguration deaktiviert.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Werbekunden.

Wir versprechen nicht, dass sämtliche Daten ausschliesslich in der Schweiz gespeichert werden. Je nach eingesetztem Dienst können Daten in der Schweiz, im Europäischen Wirtschaftsraum oder in weiteren Ländern bearbeitet werden.

Private Unterlagen aus der Mieterprüfung werden nach der aktuellen Konfiguration in einem privaten Speicher von Vercel in Frankfurt am Main, Deutschland, abgelegt. Andere Daten können je nach Dienst an anderen Standorten verarbeitet werden.

Wenn Daten in ein Land ohne angemessenes Datenschutzniveau übermittelt werden, berücksichtigen wir die nach Schweizer Datenschutzrecht erforderlichen Voraussetzungen und Schutzmechanismen.

Persönliche Dokumente aus einer Mieterprüfung sind nicht öffentlich zugänglich. Der Zugriff erfolgt über Kostenklar und wird dem jeweiligen Konto und der jeweiligen Prüfung zugeordnet.

Wenn Sie eine Funktion verwenden, die Dokumente automatisch ausliest oder analysiert, können die dafür notwendigen Inhalte an den eingesetzten KI-Dienstleister übermittelt werden. Kostenklar kennzeichnet maschinell erzeugte Ergebnisse und Unsicherheiten im Produkt.

Für Anmeldung und Sitzungssteuerung verwendet Kostenklar technisch notwendige Cookies. Je nach aktiver Konfiguration können zusätzlich Google Analytics und PostHog eingesetzt werden.

PostHog ist aktuell so eingestellt, dass keine automatische Sitzungsaufzeichnung und keine automatische Erfassung sämtlicher Nutzeraktionen erfolgt. Kostenklar setzt nach aktuellem Stand keine Meta-/Facebook-Werbepixel ein.

Wir verwenden technische und organisatorische Schutzmassnahmen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Verbindungen über HTTPS, geschützte Anmeldung, Zugriffskontrollen, private Speicherung von Mieterunterlagen und die serverseitige Verwaltung von Zugangsschlüsseln.

Kein Onlinedienst kann absolute Sicherheit garantieren. Wir überprüfen und entwickeln unsere Schutzmassnahmen mit dem Dienst weiter.

Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie dies für die jeweilige Leistung, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Deshalb können unterschiedliche Daten unterschiedliche Aufbewahrungszeiten haben.

Wir veröffentlichen keine pauschale Löschfrist, wenn diese technisch oder rechtlich nicht für alle Datenarten gleich gilt. Löschanfragen können Sie an hallo@kostenklar.ch richten.

Im Rahmen des Schweizer Datenschutzrechts können Sie insbesondere Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten verlangen und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – Berichtigung, Löschung oder Herausgabe verlangen oder einer bestimmten Bearbeitung widersprechen.

Schreiben Sie dafür an hallo@kostenklar.ch. Zum Schutz Ihrer Daten können wir einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen.

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Kostenklar, eingesetzte Dienstleister, Datenbearbeitungen oder rechtliche Anforderungen wesentlich ändern. Massgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Version.